#ใช้เวลาและชีวิตอย่างมีประสิทธภาพ

ตามที่ เสธ กอร์ดิน ผู้นำทางด้านความคิดท่านหนึ่ง ได้กล่าวไว้ว่าการประชุมมีอยู่ 3 ประเภทด้วยกันคือ

1. การประชุมเพื่อกระจายข่าวสาร
2. การประชุมเพื่อปรึกษา แลกเปลี่ยนความคิดเห็น
3. การประชุมเพื่อขอการอนุมัติ

ปัญหาที่ทำให้การประชุมยืดยาวและไม่ประสบผลสำเร็จคือ

ผู้ร่วมประชุมเข้าใจว่าการประชุมเป็นคนละประเภทกัน ประมาณว่าคุยคนละเรื่องเดียวกัน

แต่สิ่งที่สะดุดผมมากกว่านั้นไม่ใช่ความเข้าใจที่ผิดเกี่ยวกับประเภทของการประชุมหรือเป้าหมายที่ต้องการ แต่เป็นกราฟด้านบนและข้อความข้างล่างนี้ต่างหาก

เรามีเวลาให้กับงานชิ้นหนึ่งเท่าไหร่ เวลาทั้งหมดนั้นก็จะถูกใช้ไปเพื่อการทำงานชิ้นนั้น

Parkinson's law ซึ่งบอกไว้ว่า ปริมาณของงานที่ต้องทำจะเพิ่มขึ้นเพียงเพื่อใช้เวลาที่มีนั้นให้หมด
ยกตัวอย่างเปรียบเทียบการประชุมหัวข้อเดียวกัน แต่ต่างกันตรงเวลาที่มี การประชุมอันหนึ่งให้เวลา 15 นาที ส่วนการประชุมอีกอันให้เวลาครึ่งชั่วโมง แน่นอนว่าคนเราคงไม่นั่งเฉยๆในเวลา 15 นาทีที่มีมากกว่าสำหรับการประชุมอันที่สอง เพียงแค่พูดกันเท่านั้น ไม่งานเพิ่มขึ้นก็ทำให้เสียเวลาเปล่า

จริงอยู่ว่าการประชุมแต่ละอันต่างกันและต้องการเวลาต่างกัน สิ่งที่กฏข้อนี้กำลังจะบอกคือให้ใช้เวลาเฉพาะจำเป็น เพราะถ้ามากกว่านั้นไม่งานเพิ่มก็ทำให้เสียเวลา

ถ้ามองอีกแง่มุมหนึ่ง กฏข้อนี้สามารถนำมาใช้ได้ทั้งในการดำเนินชีวิตประจำวันได้เช่นกัน

การกำหนดเวลาสำหรับการทำกิจกรรมต่างๆจะช่วยให้เราใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะเราจะระลึกอยู่เสมอว่าเวลามีจำกัด ต่างกับถ้าเราทำไปโดยไม่มีขอบเขตเรื่องกาลเวลา ไม่คล้านจะเสียสมาธิระหว่างทาง ทำนั่นทำนี่ไปด้วย งานที่ทำแทนที่จะสำเร็จเสร็จลุล่วงได้ภายในเวลาไม่นาน กลายเป็นงานที่ต้องใช้เวลานานขึ้น เพราะเสียเวลาไปกับสิ่งรบกวนต่างๆที่ไม่ก่อให้เกิดงานหรือประโยชน์ใดๆ

สุดท้ายนี้ คนเรามีสมาธิอยู่กับสิ่งใดสิ่งหนึ่งได้โดยเฉลี่ยประมาณ 8 ถึง 18 นาที

ลองดูครับ ตั้งเวลาให้กับตนเองเวลาทำอะไรสักอย่าง แล้วดูว่ามันจะช่วยให้เรามีสมาธิ ใจจดใจจ่อกับสิ่งที่ทำได้และใช้เวลาที่มีคุณค่าที่จำกัดของเราในแต่ละวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ